外国人雇用のプロセス

 

総務担当の池田です。

exiiiではPhD取得者を含む2名のリサーチャー・エンジニアを海外から採用しています。

これまでの採用を通じて、海外を選択肢に含めることで高度な専門性を持つ人材、ビジョンにフィットする人材に出会える可能性が大きく広がると感じました。

とはいえ国内採用に比べて必要も手続きが多く、初めて海外採用を行う場合には戸惑うポイントも多いように思えました。

そこで今回は、外国人雇用のプロセスをざっくりご紹介いたします。

 

 

採用

どうやって海外から優れた人材を見つけるか、についてはそれだけでひとつの記事になってしまうので別の機会にご紹介します。今回は採用が決まった後のプロセスに絞ってお話します。

なお、外国人が就労ビザを取得できる基準となる「在留資格」には種類がたくさんあります。それぞれ必要な資格や条件が細かく決まっているので、それらを満たす人材を採用することが前提となります。会社が求めているポジションがどれに該当するかを、はじめに確認しておきましょう。

 

 

採用が決定した後は、おおまかに以下の流れで進めていきます。

・雇用契約を締結
・必要な書類を応募者と会社側で揃え、会社側が日本で在留資格を得る。
・応募者は在留資格の証明書を持って現地の大使館に行き、ビザを申請する。
・来日、就業開始。

やるべきことが多いのではじめは大変かもしれませんが、慣れれば大丈夫です!

以下で詳しく追っていきます。

 

雇用契約を締結

雇用契約書は、応募者が理解できる言語での取り交わしが必要ですので、日本語が通じない方のために、英語版も用意しておきましょう。

のちのちトラブルが起きることのないように、よく内容を確認してもらい曖昧な箇所や不明点があれば、クリアにしておくことが大切です。

ちなみにexiiiではこの契約書のやり取りは、時間短縮のためオンラインで行っています。

その場合のちに入国管理局に提出する際には、スキャンしたサイン済みの日本語版及び英語版に加え、サインなしの原本も念のために添付するとよいそうですよ。

 

在留資格(COE)を取得

法務省:在留資格認定証明書交付申請

資格取得に必要な書類はいくつかあります。下記から該当の資格を選び、必要なものを揃えてゆきます。

日本での活動内容に応じた資料

exiiiでは、応募者側と会社側とで進捗を明確にするために、Google Sheetsを使いタスクリストを共有するようにしています。

 

 

 

 

 

申請書は法務省のウェブサイトから、今回の採用に該当するものを入手します。
在留資格認定証明書交付申請書

Word形式でダウンロードして、Google Docsに変換し、双方でわかる部分をお互いに埋めていくと、スムーズです。

 

 

すべての書類が揃ったら、最寄りの入国管理局へ提出に行きます。

ちなみに東京入国管理局は、品川からバスに乗り継がないと辿り着けないのが少し面倒です。。バスも満員の時があったりと、なかなかの道のりです。手続き希望者も多く、待ち時間がかなり長い場合が多いです。申請には時間に余裕を持って行くことをお勧めします!

 

また入国管理局に行く際、持ち出せる場合は社判を持参すると安心です。万が一書類を訂正する必要があった時に役立ちます。準備段階でもわからないことがあれば、事前に電話で問い合わせておきましょう。

無事に受付が終了したら、あとは在留資格認定を待ちます。

 

ビザを取得

「入国管理局に申請をしてからCOEが交付されるまでは通常1-2ヶ月掛かる」と案内されるのですが、これまでの経験では10日前後で郵送されました。おそらくケースバイケースかと思いますが、ご参考までに。
その間応募者や会社は、あとで慌てることのないように、来日後に必要となることなどをあらかじめ整理してゆくとよいと思います。

・フライト手配
・住む場所の手配
・在留カード取得に関して
・住所が決まった後の自治体での手続きに関して
・銀行選び、口座開設に関して
・入社手続き、就業スタートの準備  などなど…

 

COEが入国管理局から会社に届いたら、内容をよく確認し、応募者に郵送します。

応募者は必要書類とCOEを持って現地の日本大使館に行き、ビザの申請を行います。こちらもビザがおりるまでは数日から数週間かかります。

 

来日、就業開始

無事にビザを取得できた!と応募者から連絡がきたら、いよいよ来日、就業開始となります。

入社手続きに関しては、年金事務所に書類を提出する際に「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届」というものを用意しますが、そのほかは日本人の入社手続きとあまり変わらないです。

 

ただ、実際に働き生活を始めると、文化や習慣のちがいに戸惑う応募者が多いと思います。会社側は、細かい手続きや日常の些細なことでも、応募者に寄り添った対応が求められると思います。

exiiiではSlackに専用のチャンネルを設けて疑問点等を迅速に解消できるように努めています。また、先に採用した外国人メンバーに経験者としてフォローしてもらうことで応募者側の安心に繋がりました。

 

以上、大まかにですがexiiiでの外国人雇用のプロセスです。

海外からの採用を検討されているスタートアップの方のご参考になれば幸いです。

 

 

 

参考:若松絵里社労士・行政書士事務所